Tworzenie formularzy PDF z możliwością wypełniania jest nie tylko przydatne — jest wręcz niezbędne, gdy trzeba szybko i dokładnie zebrać informacje. Interaktywne formularze PDF Umożliwiają wprowadzanie danych do przygotowanych pól, menu rozwijanych i predefiniowanych opcji, a także ułatwiają standaryzację w firmach i urzędach.
W tym przewodniku wyjaśnimy, jak projektować je ręcznie i automatycznie, korzystając z narzędzi oferujących najlepszy ranking. Zobaczysz rzeczywiste funkcje, ograniczenia i typowe komunikaty popularnych edytorów, takich jak FineReader PDF (edytor formularzy) i PDFelement, a także najlepsze praktyki, ostrzeżenia dotyczące bezpieczeństwa i wskazówki, jak uniknąć błędów podczas pracy ze złożonymi dokumentami.
Czym jest interaktywny formularz PDF i do czego służy?
Interaktywny formularz PDF to dokument zawierający pola do wypełnienia (tekst, listy rozwijane, pola wyboru, przyciski radiowe, listy i przyciski akcji). Pola te umożliwiają wprowadzanie, sprawdzanie poprawności i przetwarzanie danych. bezpośrednio w pliku PDF, bez konieczności drukowania lub konwertowania do innych formatów.
Stosuje się je w ankietach, aplikacjach, kwestionariuszach wewnętrznych, procesach rekrutacyjnych lub jako standardowe szablony. Jego największą zaletą jest wydajność:ułatwienie wypełniania formularzy, zmniejszenie liczby błędów i zapewnienie, że każdy nadawca poda dokładnie te informacje, które są wymagane.
Narzędzia, które prowadzą i co oferują
- Fine Reader PDF Zawiera Edytor formularzy, narzędzie przeznaczone do tworzenia od podstaw formularzy do wypełnienia lub do przygotowywania istniejących formularzy do wypełnienia. Umożliwia dodawanie pól, list rozwijanych, pytań wielokrotnego wyboru i przycisków akcji.ze szczególnym uwzględnieniem formularzy ankietowych i wielokrotnego użytku standardowych szablonów.
- PDFelement jest przedstawiany jako Kompleksowe rozwiązanie PDF Szczególnie łatwy w użyciu. Dzięki niemu możesz tworzyć profesjonalnie wyglądające pliki PDF, budować formularze z możliwością i bez możliwości wypełnienia, konwertować, dodawać adnotacje, edytować, korzystać z funkcji OCR, drukować i zabezpieczać dokumenty. Szeroki zakres funkcji eliminuje konieczność korzystania z narzędzi innych firm. i sprawia, że jest to kompletny zestaw do codziennego użytku.
Utwórz formularz od podstaw za pomocą PDFelement
Następnie przejdź do zakładki „Formularz” i kliknij ikonę „Edytuj” (w prawym górnym rogu modułu). Stamtąd możesz wstawiać pola tekstowe, pola wyboru (listy rozwijane), pola wyboru, listy rozwijane, przyciski opcji i przyciski akcji. Kliknij typ pola, a następnie kliknij miejsce na stronie, w którym chcesz je umieścić.; edytor wstawi go natychmiast.
Precyzyjne umiejscowienie i dostosowanie każdego pola: kliknij raz, aby je zaznaczyć, przeciągnij za uchwyty, aby zmienić jego rozmiar, a jeśli popełnisz błąd, naciśnij ESC, aby anulować. Tekst można również przesunąć myszką. i przemieszczać elementy aż do momentu uzyskania równowagi w projekcie.
Po zakończeniu wstawiania i układania użyj przycisku „Zamknij edycję formularza”, aby wyjść z trybu projektowania. Teraz dotknij każdego pola i przetestuj jego działanie: wpisz tekst w polach, wybierz opcje z menu rozwijanych lub zaznacz pola wyboru. Ten proces weryfikacji pozwala wykryć drobne zmiany przed publikacją..
Konwertuj plik PDF do formatu umożliwiającego wypełnianie za pomocą automatycznego rozpoznawania
Jeśli masz już dokument ze spacjami i tabelami, PDFelement może wykryć tę strukturę. Otwórz plik, przejdź do zakładki „Formularz”, kliknij „Więcej” i wybierz „Rozpoznaj formularz”. Rozpoznawanie działa w tle i zamienia odpowiednie puste pola na pola do wypełnienia.
Funkcja wykrywania automatycznie identyfikuje puste miejsca i tabele, w których można umieścić pola. Po zakończeniu procesu plik PDF jest gotowy do wprowadzenia danych. bez konieczności ręcznego układania każdego elementu, co pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu.
Aby uzupełnić informacje, ponownie kliknij ikonę „Edytuj” i umieść kursor w wybranym polu. Wprowadź informacje i powtórz czynności z resztą. W ten sposób łączysz automatyzację z kontrolą końcową nad rezultatem..
Komunikaty o stanie i ograniczenia, o których należy pamiętać
Formularze mają dwa podstawowe stany: edycję pól i ich wypełnianie. Zobaczysz monity, takie jak „tryb edycji” lub „tryb wypełniania”, oraz przyciski, takie jak „Udostępnij pola do edycji” lub „Zakończ edycję pól”. Pole oznaczone jako tylko do odczytu może stać się edytowalne lub wymagać dwukrotnego kliknięcia w celu jego edycji. w zależności od narzędzia.
Jeśli w przypadku czcionek osadzona czcionka nie obsługuje określonej zmiany stylu, edytor zasugeruje zmianę rodziny czcionek. Podobnie, jeśli oryginalna czcionka nie zawiera niektórych wprowadzonych znaków, pojawią się ostrzeżenia lub brakujące glify. Komunikaty typu „Czcionka osadzona, znaki mogą brakować” często pojawiają się w heterogenicznych plikach PDF..
Skomplikowane pisma (takie jak skomplikowane alfabety, np. dewanagari) mogą nie być w pełni obsługiwane, a pisma pisane od prawej do lewej (arabskie, hebrajskie) mogą działać częściowo. Ma to wpływ na renderowanie i edycję tekstu w niektórych dokumentach..
Jeśli edytujesz skan, nie spodziewaj się, że będziesz w stanie nadpisać tekst już wydrukowany na obrazie skanera, gdyż nie jest to obsługiwane. Zazwyczaj działa dodanie treści na górze (nowego tekstu, obrazów itp.), co jest przydatne w przypadku korekt lub formularzy do wydruku.
Mogą pojawić się nieobsługiwane pola lub nieobsługiwane funkcje. W przypadku problemów wartość może nie zostać zaktualizowana lub może wystąpić błąd. błąd z „pole nieobsługiwane”. Niektóre pliki PDF zawierają pola z zastrzeżonymi funkcjami, których edytory ogólne nie obsługują w pełni..
Narzędzie do wybielania ukrywa zawartość wizualnie, ale nie usuwa jej z pliku. Nie jest to prawidłowe rozwiązanie służące do usuwania poufnych danych.; jeśli potrzebujesz nieodwracalnego ukrycia, użyj dedykowanej funkcji redagowania.
Aby przeprowadzić wyszukiwanie, pamiętaj o wpisaniu terminu; jeśli tekst jest zbyt mały, aby go edytować, powiększ tekst i spróbuj ponownie. Edycja mikrotypów wymaga zwiększenia skali w celu uniknięcia błędów..
Najlepsze praktyki dotyczące projektowania pól i doświadczeń użytkowników
Starannie wybierz typ pola: tekstowe w przypadku swobodnego wprowadzania danych, pola kombi w przypadku list rozwijanych, pola wyboru w przypadku opcji binarnych, przyciski radiowe w przypadku pojedynczego wyboru i pola listy rozwijanej w przypadku wielokrotnego wprowadzania danych. Użyj przycisków akcji, aby przesłać, wyczyścić lub uruchomić zadania zgodnie z Twoim przepływem.
Jeśli pole tekstowe „wydaje się zbyt wysokie”, zmień jego rozmiar lub ustaw atrybut multiline w odpowiednim miejscu. Zapobiega problemom użytkownika z pojemnikami o nieodpowiednim rozmiarze i w razie potrzeby dodaj przykładowy tekst jako wskazówkę.
Niektóre elementy można oznaczyć jako powtarzające się na wszystkich stronach. Jeśli włączysz tę opcję, edytor powiadomi Cię o ich zduplikowaniu w dokumencie, a także o zaprzestaniu ich powtarzania. W niektórych przypadkach po powtórzeniu na wszystkich stronach nie można już niczego modyfikować., więc upewnij się, że jest to wersja ostateczna, zanim ją rozpowszechnisz.
Interakcja powinna być naturalna: dotknij ponownie, aby umieścić element, kliknij raz, aby go zaznaczyć, i przeciągnij, aby zmienić jego położenie lub rozmiar. Użyj ESC, aby anulować akcje lub wyjść z trybów specjalnych, takich jak rysowanie odręczne lub wyróżnianie.i utrzymuj interfejs w czystości, aby zmniejszyć tarcie.
Po utworzeniu układu wyjdź z trybu edycji i wypełnij formularz tak, jakbyś był użytkownikiem. Test ten pozwala wykryć błędy w etykietach, kolorach tekstu, kartach i walidacjach. przed rozpowszechnieniem pliku PDF.
Prywatność, bezpieczeństwo i zarządzanie zapisami
Istnieją edytory online, które przetwarzają pliki lokalnie, w Twojej przeglądarce. Oznacza to, że Twoje dokumenty pozostają prywatne. i nie są wysyłane na serwery zewnętrzne podczas edycji.
Jeśli chcesz zabezpieczyć swój dokument, PDFelement umożliwia dodanie haseł i innych kontroli bezpieczeństwa. W ten sposób zapobiegasz nieautoryzowanemu dostępowi i przestrzegasz wewnętrznych zasad. ochrona informacji.
Aby podpisać się kamerą urządzenia, przeglądarka poprosi o zgodę. Jeśli jej nie udzielisz, edytor nie będzie mógł przechwycić obrazu. Gdy system wyświetli monit o uprawnienia, kliknij „Zezwól” aby kontynuować proces podpisywania.
Niektóre platformy ograniczają liczbę darmowych zapisów w danym przedziale czasowym. W ciągu najbliższych kilku minut lub godzin mogą pojawić się komunikaty takie jak „Pozostało 2 darmowe zapisy”, „Pozostało 1 darmowy zapis” lub „Brak darmowych zapisów”. Zaplanuj kamienie milowe, aby nie przerywać pracy.
Jeśli spróbujesz dodać załącznik o tej samej nazwie, pojawi się ostrzeżenie, że załącznik już istnieje. Będziesz mieć możliwość przeglądania i pobierania załączników z sesji., coś kluczowego dla audytu zmian.
Projektowanie interaktywnych formularzy PDF wymaga zrozumienia narzędzi i ich ograniczeń, od automatycznego rozpoznawania po ręczne wstawianie i komunikaty dotyczące zgodności, w tym prywatności, podpisów, załączników i adnotacji. Dzięki FineReader PDF (edytor formularzy) i PDFelement możesz tworzyć solidne, bezpieczne i łatwe do wypełniania szablony., unikając typowych błędów, respektując znane ograniczenia (czcionki, XFA, obracane strony, złożone skrypty) i oferując użytkownikom płynne korzystanie ze stron.
