Jednym z najczęstszych zastosowań kodów QR jest szybki dostęp do informacji dokumenty cyfrowe, takie jak pliki Word. Jeśli chcesz udostępnić plik bez konieczności korzystania z tradycyjnych wiadomości e-mail lub łączy, program Word oferuje wiele sposobów osadzania lub generowania kodów QR bezpośrednio z poziomu programu lub przy użyciu uzupełniających metod. Wyjaśniamy jak.
Czym jest kod QR i do czego służy?
Kod QR (szybka odpowiedź) to rodzaj kodu dwuwymiarowy kod kreskowy który przechowuje różne rodzaje informacji. Choć początki technologii sięgają 1994 roku, kiedy to firma Denso Wave wprowadziła ją na rynek, jej popularność wzrosła dopiero w ostatniej dekadzie, dzięki rozpowszechnieniu się smartfonów ze zintegrowanymi aparatami i czytnikami.
Służy do pokazania Adresy URL, teksty, lokalizacje, wiadomości e-mail, a nawet pliki. Możesz zeskanować go za pomocą aparatu w telefonie lub za pomocą specjalnych aplikacji, a aplikacja od razu przekieruje Cię do zaszyfrowanej zawartości. Dzięki temu jest to świetne rozwiązanie do dystrybucji dokumentów, zarówno w formie fizycznej (np. plakaty, ulotki czy etykiety), jak i cyfrowej.
Zalety stosowania kodów QR w dokumentach Word
Umieszczenie kodu QR w dokumencie Word lub użycie kodu kierującego do tego dokumentu ma kilka zalet, takich jak:
- Natychmiastowa dostępność: Użytkownik może uzyskać dostęp do konkretnego pliku, po prostu go skanując, bez konieczności wyszukiwania go w poczcie e-mail lub na innej platformie.
- Unikaj błędów w pisaniu: Zamiast wpisywać długi adres URL, kod QR przeniesie Cię bezpośrednio do treści.
- Wszechstronność: można drukować, udostępniać w formie cyfrowej lub dołączać do innych materiałów marketingowych.
- Łatwa aktualizacja: Jeśli treść łącza ulegnie zmianie, kod QR może nadal być prawidłowy, pod warunkiem że będzie wskazywał na statyczny adres URL, którego informacje zostały zaktualizowane.
Opcja 1: Twórz kody QR w programie Word za pomocą dodatku QR4Office
Najprostszym i najbardziej bezpośrednim sposobem dodania kodu QR do dokumentu Word jest użycie dodatku QR4Biuro. Ta wtyczka jest instalowana bezpośrednio w programie Word i umożliwia generowanie niestandardowych kodów QR w zaledwie kilku krokach.
Instalowanie wtyczki
1. Otwórz program Microsoft Word i przejdź do zakładki wstawić na górnym pasku.
2. Kliknij Pobierz wtyczki.
3. W sklepie, który otwierasz, napisz QR4Biuro w wyszukiwarce.
4. Kliknij dodać aby go zainstalować.
Generowanie kodu
Po dodaniu wtyczki pojawi się okno boczne, w którym można skonfigurować kod QR:
- Wprowadź informacje, które chcesz zakodować: adres URL, adres e-mail, numer telefonu, lokalizację lub zwykły tekst.
- Jeśli chcesz, możesz dostosować kolory, rozmiary i inne elementy estetyczne.
- Kliknij na wstawić aby dodać kod QR bezpośrednio do dokumentu.
Po wstawieniu zachowuje się jak obraz, który można łatwo przenosić, zmieniać jego rozmiar lub kopiować.
Opcja 2: Utwórz kod QR z niestandardowej właściwości za pomocą pól w programie Word
Bardziej techniczna, ale przydatna alternatywa, jeśli chcesz Zawartość kodu QR jest aktualizowana automatycznie polega na używaniu pól w programie Word wraz z niestandardowymi właściwościami dokumentu. Może to być szczególnie przydatne, jeśli chcesz tworzyć kody QR dynamicznie.
Krok po kroku
1. Utwórz niestandardową właściwość dokumentu (w sekcji Informacje o pliku → Właściwości → Właściwości zaawansowane → Niestandardowe).
2. W dokumencie kliknij Ctrl + F9 aby ręcznie wstawić pole.
3. Napisz DisplayBarcode „DocProperty nazwa_własności” QR.
4. Można to również zrobić, wybierając kolejno Wstaw → Szybkie części → Pole, a następnie wybierając opcję „Wyświetl kod kreskowy” z odpowiednimi ustawieniami.
5. Przełączaj się między graficzną i tekstową reprezentacją pola za pomocą menu kontekstowego.
Ważne: Ta metoda nie aktualizuje automatycznie zawartości wyświetlanej na ekranie. Aby zobaczyć zmiany, należy kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję „Aktualizuj pole”.
Ta metoda jest przydatna, jeśli korzystasz z rozwiązań do zarządzania dokumentami, takich jak Therefore™, ponieważ integrują się one z programem Word za pośrednictwem właściwości niestandardowych, umożliwiając synchronizację zawartości.
Opcja 3: Utwórz kod QR dla pliku Word przesłanego online
Jeśli chcesz, aby po zeskanowaniu kodu QR otwierał się dokument Word, możesz przesłać plik do Internetu, a następnie utworzyć kod za pomocą generatora online, który zawiera link do tego pliku. Strategia ta doskonale sprawdza się w ułatwianiu dostępu do dokumentów bez konieczności wysyłania ich pocztą.
Zalecane kroki
- Prześlij dokument na platformę chmurową: Dysk Google, Dropbox, OneDrive lub dowolny hosting wykorzystujący publiczny adres URL.
- Uzyskaj publiczny link do tego pliku: upewnij się, że włączono opcję wyświetlania uprawnień dla każdej osoby mającej link.
- Użyj generatora kodów QR: Wejdź na stronę internetową, np. HazTuCartaDigital.com lub podobną, która umożliwia wprowadzenie adresu URL i otrzymanie kodu QR do pobrania.
- Dostosuj i pobierz: w formacie PNG, idealnym do drukowania i udostępniania.
To podejście doskonale sprawdza się w przypadku konwersji pliku Word na coś łatwo dostępnego dla klientów, studentów lub współpracowników, bez konieczności bezpośredniego wysyłania pliku.
Gdzie można wykorzystać kody QR wygenerowane w programie Word?
Kody QR można stosować w wielu kontekstach. Oto kilka przykładów:
- Plakaty i oznakowania: przydatne na imprezach lub targach w celu umożliwienia dostępu do katalogów lub kart technicznych.
- Broszury i ulotki komercyjne: idealny do kierowania klientów do portfolio lub prezentacji.
- Tagi produktów: z dostępem do instrukcji obsługi i danych technicznych.
- Wizytówki: w tym kod QR zawierający Twoje CV w formacie Word lub profil zawodowy.
Ponadto, jeśli zdecydujesz się pobrać kod QR w formie obrazu, możesz go umieścić w projektach graficznych, postach w mediach społecznościowych, newsletterach, a nawet produktach fizycznych.
Ostatnie wskazówki, jak w pełni wykorzystać kody QR
Zawsze sprawdzaj zawartość kodu przed wydrukowaniem lub publikacją. Za pomocą telefonu komórkowego lub tabletu zeskanuj go i sprawdź, czy przekierowuje do oczekiwanej treści.
Zadbaj o projekt:Upewnij się, że kontrast między tłem a kodem QR jest wyraźny. Unikaj ciemnych teł i zbyt skomplikowanych obrazów w kodzie.
Nie przecinaj i nie deformuj kodu QR.:Choć wygląda jak obraz, jego czytelność opiera się na dokładnym ułożeniu bloków. Zmiana kształtu lub proporcji może sprawić, że będzie on nieczytelny.
Uczyń to dostępnym: Jeśli wstawiasz go do drukowanego dokumentu, umieść go w widocznym miejscu i o odpowiednim rozmiarze (co najmniej 2,5 cm x 2,5 cm).
Wypróbuj kilka generatorów jeśli ten, którego używasz nie daje dobrych rezultatów. Niektóre umożliwiają więcej opcji personalizacji niż inne.
Dzięki tym trzem opcjom wygenerowanie kodu QR dla treści związanych z programem Word jest możliwe dla każdego i nie wymaga zaawansowanej wiedzy technicznej. Musisz tylko zdecydować, czy chcesz osadzić go bezpośrednio w dokumencie, uczynić dynamicznym za pomocą właściwości dokumentu, czy utworzyć taki, który będzie wskazywał na plik przesłany do chmury. Udostępnij te informacje innym użytkownikom, aby wiedzieli, jak to zrobić..